ANALISIS MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS PADA POLITEKNIK ILMU PELAYARAN MAKASSAR

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk Mengetahui prosedur manajemen arsip elektronis pada Politeknik Ilmu Pelayaran Makassar, mengetahui perananan arsip elektronis pada Politeknik Ilmu Pelayaran Makassar dan mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip elektronis pada Politeknik Ilmu Pelayaran Makassar. Metode penelitian ini menyajikan gambaran suatu masalah atau keadaan atau peristiwa sebagaimana adanya sehingga bersifat mengungkapkan fakta dan memberikan gambaran secara obyektif tentang keadaan sebenarnya dari objek yang diteliti. Penelitian ini juga menginterpretasikan atau menterjemahkan dengan bahasa peneliti tentang hasil penelitian yang diperoleh dari informan di lapangan sebagai wacana untuk mendapat penjelasan tentang kondisi yang ada, menghubungkan variabel-variabel dan selanjutnya akan dihasilkan deskripsi tentang obyek penelitian manajemen arsip elektronis pada PIP Makassar. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (1) Prosedur manajemen arsip elektronis dilakukan dengan cara penginputan data surat masuk dari bagian umum ke dalam aplikasi yang terdapat pada ruang sekretaris direktur PIP Makassar kemudian data dalam bentuk fisik (hardcopy) tersebut dikembalikan ke bagian umum; (2) Peranan arsip elektronis untuk membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, dan perawatan dokumen serta kemudahan dalam proses pencarian belum tercapai disebabkan karena proses pencarian masih dilakukan secara manual sehingga memakan waktu yang relatif lama dibandingkan dengan pencarian otomatis melalu database persuratan secara elektronik; dan (3) Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip elektronis pada Politeknik Ilmu Pelayaran Makassar yaitu tidak adanya koneksi aplikasi yang digunakan di sekretaris direktur dengan bagian umum, sehingga proses pencarian data persuratan yang dibutuhkan masih lamban karena tidak adanya koneksi aplikasi tersebut.